Effektiv omstilling sikrer kundeservice hos Rybners

Business cases

Se, hvorfor over 300 danske virksomheder
allerede har valgt Miralix

Rybners har optimeret deres reception og håndtering af kundehenvendelser med Miralix' kontaktcenterløsning. Med intelligent opkaldsstyring, kalenderintegration og effektiv omstilling har de skabt en mere smidig og præcis service for både elever, ansatte og gæster. Receptionisterne kan nemt se, om kolleger er ledige og hurtigere hjælpe folk videre, hvilket har forbedret både svartider og servicekvalitet. Miralix' system giver receptionisterne fuldt overblik over opkald, tilgængelighed og kontaktoplysninger, hvilket sikrer en mere effektiv og personlig kundehåndtering. Automatiserede funktioner som e-mailnotifikationer og afdelingsoversigter sparer tid og sikrer, at ingen henvendelser går tabt.

Hurtig og præcis omstilling sparer tid

Receptionen på Rybners håndterer opkald for tre lokationer og modtager dagligt hundredvis af henvendelser. Med Miralix’ løsning er det blevet langt nemmere at give præcise svar og hjælpe elever, ansatte og gæster hurtigt videre.

”Miralix-løsningen har gjort det nemt at se, om den kollega, der skal omstilles opkald til, er ledig eller ej. Du kan se, om de taler i telefon eller i mobiltelefon, og du kan se deres kalender – både om der er kalenderaftaler lige nu, og hvordan kalenderen ser ud længere frem,” fortæller Helle Vad Christensen, receptionist hos Rybners, og fortsætter: ”Så hvis nogen spørger ’hvornår kan jeg så ringe?’, så kan jeg gå ind og sige, at det kan du i morgen mellem kl. 10 og 12, for der er der et hul i kalenderen. Det er en langt større – og en langt mere præcis – service, vi kan give nu.”

Hvis en kunde ikke kan komme igennem til en ønsket medarbejder, gør systemet det muligt hurtigt at sende en notifikation:

”Når jeg søger en person frem og ikke kan stille igennem, fordi vedkommende er optaget eller ikke er til stede, kan jeg med det samme få en foruddefineret e-mail frem, så jeg kun behøver at tilføje kundens navn og telefonnummer – og en ekstra tekst, hvis det er nødvendigt. Det er tidsbesparende og noget, vi tit bruger,” forklarer Helle Vad Christensen fra Rybners og tilføjer:

”Når jeg f.eks. skal søge en medarbejder frem og vedkommende ikke er tilgængelig, er det også smart, at jeg bare kan trykke F5 og så får jeg hele vedkommendes afdeling frem. Så kan jeg danne mig et overblik over en hel afdeling ad gangen, og det gør det jo nemmere for mig at finde en, jeg kan stille om til.”

”Jeg har kun gode ting at sige i forhold til Miralix-systemet. Jeg synes, at det kører, og i forhold til hvad jeg før har kunnet, så kan det her system jo rigtig meget. Der er faktisk ikke noget, jeg savner. Jo, måske lige at folk bliver bedre til at tage telefonen, når de er online, men det har jo ikke noget med systemet at gøre.”

Helle Vad Christensen, receptionist 

Tre telefonlinjer skaber struktur

Rybners har tre dedikerede telefonlinjer: én direkte til receptionisten, én for Rescue Center Danmark og én til alle øvrige uddannelser. Receptionisterne kan hurtigt identificere, hvilken linje opkaldet kommer fra og tilpasse deres kommunikation derefter.

”Så kan jeg hele tiden have overblik over, hvordan jeg præsenterer hvad, og med det samme nogen ringer ind, ved jeg cirka, hvilke folk de skal have fat i. Jeg kan også hele tiden se, hvor mange der er i kø, jeg kan afkorte samtalen på en pæn måde, hvis der er flere, der venter. Systemet har også en hændelseslog, hvor jeg både kan se, hvor mange opkald jeg har haft og finde nummeret på én, vi har stillet videre, hvis modtageren ikke svarede,” lyder fra Rybners-receptionisten, som understreger:

”Det synes jeg er en rigtig god ting. Jeg synes også, det er smart, at man kan lave sin egen telefonbog, hvis man f.eks. har kontakter, der skal bruges af og til, og som ikke kan søges frem i systemet.”